Pluuug
insight_55_thumbnail
Insight

영업메일, 실시간 슬랙 알림으로 수주가능성 높이는 방법

2024년 4월 30일

안녕하세요, 외주 운영 관리 SaaS 플러그(Pluuug) 팀입니다.

최근 미국에서 발표된 자료에 따르면, 전 세계적으로 매일 1,000억 건의 업무 이메일이 생산되며, 이를 처리하는 데 평균 13시간이 소요된다고 해요.

저도 메일로 업무를 많이 주고 받는데 생각보다 놓치게 되는 경우가 있어 공감이 되었어요. 특히 세일즈 매니저들은 계약 사항과 같은 중요한 내용에 대한 실시간 소통이 필요한데, 때로는 지메일의 알림 누락으로 인해 어려움이 생기곤요. 또한 이메일을 확인하고 처리하는 데에 소요되는 시간과 업무에 다시 집중하는 데에도 많은 시간이 소요되기도 해요.

그래서 준비한 오늘의 콘텐츠는 원활한 이메일 컨택과 소통을 위해 자피어(Zapier)를 활용하여 지메일과 슬랙을 연동하여 알림을 설정하는 방법을 공유하려고 해요. 오늘의 Tip은 메일 전체 알림이 아닌, 설정한 키워드 관련 메일만 알림을 받을 수 있도록 세팅하는 치트키를 적어보려고 해요. 특히 업무용 메일을 자주 주고 받는 분들이라면 정말 도움이 많이 되실거예요.

 

 

자피어(Zapier)로 지메일 도착 시 슬랙으로 알림 연동하기

Tip.설정해둔 키워드만 알림 받는 방법을 알려드려요.

 

1. 자피어와 지메일 연동하기

자피어는 다양한 어플리케이션을 연결하여 반복 업무를 자동화 시킬 수 있는 플랫폼이예요. 자피어를 통해 서로 다른 어플리케이션을 연결하고 업무를 자동적으로 처리 할 수 있어요.

먼저 자피어(Zapier) 계정 로그인 또는 회원가입을 해주세요.

 

 

트리거와 액션을 통한 자동화 설정을 세팅해볼건데요,

좌측 상단의 [+create] 버튼을 눌러 [Zaps] 를 선택해주세요.

 

 

위의 화면에서 먼저 Trigger, 즉 어떤 이벤트를 통해 자동화를 시작 시킬 것인지를 설정할 것인지 트리거 값을 선택하려고 해요.

 

 

지메일과 슬랙을 연동하여 자동으로 알림을 설정하려고 했으니, [Gmail]을 트리거로 설정해주세요. Gmail이 보이지 않는다면 검색창을 통해 검색 후 선택해주시면 돼요.

자피어는 유료 플랜을 이용하지 않고도 이용할 수 있어요. 다만 여러가지 속성 설정은 불가하고 트리거 한 개와 액션 한 개의 단일 구조로만 세팅이 가능해요. 또한 Meta lead ads 등 일부 트리거는 유료 플랜을 이용해야지 세팅이 가능해요.

 

 

이메일 알림도 다양하게 세팅이 가능해요.

원하는 키워드를 가진 신규메일이 도착 시 알림이 올 수 있도록 세팅하고 있으니, 이벤트를 New Email Matching Search로 설정해주세요. Continue 버튼을 누르고 업무용 계정 또는 개인 구글 아이디로 gmail에 로그인해서 연동시켜 주세요.

 

 

플러그팀은 [자피어]앱 개발 당시, 자피어(Zapier)라는 단어가 들어간 모든 메일로부터 알림을 받기 위해 Search String을 Zapier를 세팅해 두었어요. 위의 예시처럼 IT 프로젝트 개발 외주사라면, [외주] [문의] [프로젝트] [견적] 등의 단어가 포함되면 키워드 알림을 설정해보세요.

 

트리거 세팅이 완료되었어요.

이제 액션을 슬랙(Slack)으로 설정해주면 끝이예요.

 

 

 

2. 자피어 지메일 연동 후, 슬랙으로 알림 받기 설정

자피어 트리거를 지메일로 설정 후, 액션을 설정해야 해요.

슬랙으로 알림을 자동으로 받기 위해 액션을 눌러 슬랙(Slack)을 선택해줍니다.

 

 

자피어로 슬랙의 다양한 기능을 연동할 수 있는데요, 다음과 같은 기능들을 주로 사용해요.

  • 채널에 메세지 보내기 (Send Channel Message)

  • 다이렉트 메세지 보내기 (Send Direct Message)

  • 채널 만들기 (Create Channel)

저는 이메일 알림을 채널을 위해 채널에 메세지 보내기 기능으로 세팅하려고 해요.

Send Channel Message를 클릭하고 Continue 버튼을 눌러주세요.

 

 

 

메세지를 보낼 슬랙 계정을 연결해주세요. 위의 지메일 연결하는 방법과 동일해요.

마찬가지로 Continue 버튼을 눌러 연동을 완료해줍니다.

 

 

 

메일 알림을 받고 싶은 슬랙 채널을 선택해주세요. 저는 채널명을 [email]이라고 바꾸어 두었어요.

Message Text에 원하는 내용을 넣어주세요. 저는 보낸 사람 이름을 알림으로 같이 받고 싶어, From name을 같이 넣어주었어요. 도착한 메일에서 가져올 수 있는 데이터 종류가 많아요. 알림메세지에 아래와 같이 원하는 DATA를 추가해보세요.

 

 

 

자피어 이메일 슬랙 연동 팁!

  • 메세지 앞뒤로 별(*)을 넣으면 메세지 수신 시 볼드처리 가능

  • 이메일 내용에서 슬랙 메세지로 받아 볼 DATA를 선택 할 수 있음.

모든 세팅 완료 후, 제일 아래에 Continue - Test Step을 클릭해 세팅이 잘 되었는지 확인해주면 끝이예요.

 

 

 

손쉽게 자피어를 통해 지메일을 슬랙으로 알림 받을 수 있게 세팅되었어요.

 

 

 

 

실시간 업무 메일 알림으로 수주가능성을 높여요.

고객은 프로젝트 문의를 여러분의 비즈니스에만 의뢰하지 않아요. 비슷한 비즈니스사에 순차적으로 문의를 넣기 때문에 때문에 빠른 응답 속도는 고객에게 좋은 인상을 남기기도 해요. 하지만 동시다발적으로 이루어지는 의뢰 메일로 인해 의뢰 관련 알림이 누락되어 수주 기회를 놓치는 일이 발생할 수 있어요.

자피어를 통해 지메일과 슬랙을 연결하면, 업무를 진행하는 중에도 프로젝트 문의 이메일 도착 여부를 편리하게 확인할 수 있어요. 이를 통해 인입된 고객에게 신속하게 회신하여 결과적으로는 영업 수주 확률을 높일 수 있어요.


자동화가 필요한 이유

영업 메일을 슬랙과 연동하는 근본적인 이유는 고객의 메세지에 빠르게 회신하여 계약 수주를 성공시키기 위함인데요.

한 번에 5분이 걸리는 업무들을 하루 4회 반복하면 20분이 소요되고, 한 달을 반복하면 9시간 20분이 소요돼요.

고객으로부터 의뢰가 들어오면 이메일을 발송하고 답장을 받으면 슬랙으로 알려주는 자피어를 플러그(Pluuug)와 연동한다면 더 큰 효과를 발휘할 수 있어요.

플러그(Pluuug) 운영관리를 예시로 들어 자동화의 편리함을 설명해드릴게요.

예를 들어, 고객 의뢰에 대한 메일 전송을 마쳤다면, 플러그 대시보드에서 [의뢰 문의]를 [메일 전송]으로 옮겨주세요.

자피어(Zapier)를 통해 자동화 설정을 마친 상태라면, 상태를 이렇게 옮기기만 해도 자동으로 고객 이메일로 메일을 발송하고, 구글 드라이브 폴더를 생성할 수 있어요. 또 생성된 폴더에 견적서 템플릿이 자동으로 복사될 수 있도록 설정할 수도 있어요.

이메일 발송 뿐만 아니라 견적서 발송이나 노션에 히스토리 작성 등의 단순 반복 업무에 더 이상 시간을 허비하지 마세요. 플러그를 통해 업무 자동화의 신세계를 직접 경험해보세요 :)

Free 플랜으로 누구나 기간 제한 없이 플러그를 사용해보실 수 있어요. 또한 자동화 컨설팅도 진행하고 있으니 관심 있는 분들은 신청해주세요!

 

[온보딩 신청하기]

blog-detail-banner

에이전시 대표님 주목!
영업 & 정산 매니저 없이
똑똑하게 비즈니스를 관리해보세요.

© 2024 Pluuug - toktokhan.dev

이 글을 공유해보세요!