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에이전시 영업 파이프라인 관리 방법

2024년 8월 12일

안녕하세요. 200% 성장하는 외주 운영 관리 플러그(pluuug)입니다.

에이전시 영업 파이프라인을 효과적으로 관리하는 것은 매출 증대와 고객 만족도 향상을 위한 핵심 요소예요. 하지만 영업 관리를 해보지 않았다면 어렵게만 느껴질 수 있어요.

이런 분들을 위해 오늘은 <따라만 해도 영업 능률이 오르는 에이전시를 위한 영업 파이프라인 관리 방법 5가지>를 소개해 드려요. 초기 영업 관리에 어려움을 겪는 분들을 위해 플러그를 예시로 상세히 설명해 드릴게요!

영업 성공 기준을 잡는 매출 목표 설정하기
영업 파이프라인의 각 단계를 체계적으로 정의하기
영업 KPI, 즉 성과를 측정할 기준 세우기
적절한 세일즈 툴을 선택해 효율성 올리기
월별 개선을 통한 파이프라인 효율성 높이기

에이전시 영업 파이프라인 관리 방법 5가지

1. 영업 성공 기준을 잡는 매출 목표 설정하기

에이전시의 영업 목표를 명확히 설정하는 것은 성공적인 파이프라인 관리의 첫걸음! 연간, 분기별, 월간 목표를 설정하여 팀의 방향성을 설계해 보세요. 예를 들어, 연간 목표가 1억 6천500만 원이라면, 이를 월별 평균으로 나누어 약 천만 원으로 세분화해 목표를 설정해 보세요.

플러그에서는 위와 같이 연간 목표금액을 기입하면, 월별 목표를 자동으로 설정할 수 있어요. 월별 자동 분배로 편리하게 나눌 수 있고, 성수기나 비수기가 존재하는 업종이라면 월별로 목표를 각기 다르게 설정할 수 있어요.

2. 영업 파이프라인의 각 단계를 체계적으로 정의하기

영업 파이프라인(Sales Pipeline)은 영업 과정에서 잠재 고객이 구매 결정에 이르기까지의 전체 과정을 시각적으로 나타낸 것을 말하는데요. 이 개념은 영업팀이 잠재 고객과의 관계를 체계적으로 관리하고, 거래의 진행 상황을 추적하며, 매출을 예측할 수 있도록 돕는 구조예요.

위의 이미지는 처음 영업 관리를 시작하는 고객들에게 플러그 팀이 기본으로 제안을 드리고 있는 영업 파이프라인이에요. 상세하게 쪼개서 운영할 수 있도록 7단계를 기본으로 설계해 드리고 있어요. 비즈니스에 맞게 최대 15개까지 맞춤으로 편집 생성이 가능한건 안 비밀! 각 단계별로 어떻게 정의 내리냐가 가장 중요한데요.

아래 ✅체크리스트를 통해 우리 회사에 필요하지 않은 단계는 과감히 순서를 변경하거나 단계를 생략하세요. 우리 회사와 꼭 맞는 파이프라인을 자유롭게 설계해 보세요.

1.의뢰 문의 인입 (Inquiry Received)

리드 확인: 문의 내용이 실제 영업 기회인가?
기본 정보 수집: 고객의 회사명, 연락처, 담당자, 요구 사항 등의 기본 정보 확보가 필요한가?

2.메일 전송 (Email Sent)

메일 내용 검토: 고객의 요구를 충족하고, 필요한 내용을 회신할 수 있는가?
개인화: 메일 내용을 고객의 상황에 맞게 개인화한 후 회신해야 하는가?

3.미팅 예정 (Meeting Scheduled)

미팅 일정 확인: 고객과의 미팅 날짜와 시간을 확인하고 일정이 충돌하지 않는지 확인이 필요한가?
미팅 목적 명확화: 미팅의 목표와 논의할 주요 사항이 명확히 있는가? (ex. 고객 요구 사항, 제안서 문서 검토 필수 등)

4. 견적 요청 (Quotation Requested)

요구 사항 확인: 견적서 작성에 있어 고객의 요구 사항과 사양을 명확히 이해하는 단계가 있어야 하는가?
검토 및 승인: 계약에 있어 고객의 상급자 또는 관련 부서의 승인이 필요한가?

5. 계약 요청 (Contract Requested)

계약서 준비: 법적 검토, 필요 서류 준비 등 고객과의 계약에 있어 준비 단계가 필요한가?
계약 조건 협상: 고객과의 협상을 통해 최종 계약 조건 합의가 필요한가?

6. 계약 성공 (Contract Signed)

프로젝트 계획: 계약 내용을 바탕으로 프로젝트 계획을 수립하고, 프로젝트 착수를 위한 준비 단계가 필요한가?
고객 인수 및 환영: 향후 진행 일정 및 주요 연락처 안내 절차가 필수적인가?

7. 수주 실패 (Lost Opportunity)

피드백 수집: 수주 실패의 원인을 고객에게 문의하여 피드백을 수집해야 하는가?
내부 분석: 수주 실패의 원인을 내부적으로 분석하고, 향후 개선점을 도출 과정이 필요한가?
후속 조치 계획: 수주 실패 후 고객과의 관계를 유지하기 위한 후속 조치를 계획을 준비해야 하는가?

3. 영업 KPI, 즉 성과를 측정할 기준 세우기

영업 목표와 파이프라인 별 단계 정의를 마쳤다면, 성과를 측정할 수 있는 구체적인 기준을 세워보세요.

플러그 전환율 설정 기능을 이용하면 편리하게 성과 측정 기준을 세울 수 있어요. 7단계의 파이프라인을 유사한 성과 액션 그룹으로 묶어보세요. 아래 이미지를 통해 자세히 설명해 드릴게요.

각 7단계의 의뢰 단계를 전환 목표별로 그룹화해보세요. 유사한 행동 패턴으로 분류해 큰 덩어리를 지어 목표까지의 여정을 그룹화 하는거예요. 예를들어 위와 같이 전환 단계를 크게 Lead(리드), MQL(마케팅적으로 가치있는 리드), SQL(세일즈적으로 가치있는 리드), Win(계약, 수주 완료) 4가지 그룹으로 나눌 수 있어요.

위와 같이 설정하고 나면 대시보드 페이지에서 전환율을 한눈에 볼 수 있어요. 위의 이미지 우측을 보면, 현재 전체 전환 기준을 보면 Lead(리드) 단계에서 Win(계약, 수주 완료) 단계까지의 전환율은 33.33%로 전체 6건의 리드 중 2건이 계약 완료되었음을 퍼센트(%)로 표기돼요.

그 아래의 또 다른 전환 기준으로 설명해 드릴게요. SQL(세일즈적으로 가치 있는 리드)에서 Win(계약, 수주 완료)까지의 전환율은 100%로 표기되어 있어요. 각 전환 단계별로 얼마나 달성했는지 측정이 가능하기 때문에, 각 전환 단계별 목표를 세워주기만 하면 끝이에요. 간단하죠?

목표 설정 예시 1. 전체 전환율 목표 : 10%

수집된 고객 리드 100건 중, 총 10명과 계약을 성사시킨다.

목표 설정 예시 2. SQL에서 Win 전환율 목표 : 30%

세일즈적으로 가치가 있는 계약 임박건(SQL) 30건 중, 수주 완료(Win)를 10건 시키겠다.

우리 회사, 우리 팀의 적절한 목푯값을 설정만 하면 자동으로 계산이 되어, 목표 지향적으로 운영하는데 큰 도움이 돼요.

4. 적절한 세일즈 툴을 선택해 효율성 올리기

플러그를 예로 들어 설명 한 것처럼, 영업 파이프라인 설계와 관리를 위해서는 적절한 세일즈 툴 도입이 필수적이에요. CRM 시스템은 고객 관리와 영업 파이프라인을 체계적으로 추적할 수 있게 만드는 도구거든요.

영업 목표에 맞는 다양한 툴 도입도 좋지만, 파이프라인 관리가 처음이라면 1) 우리 회사에 딱 맞도록 자유로운 커스텀이 가능한 CRM 툴인지 2) 하나의 툴 안에서 세일즈 관리, 고객 관리, 정산 및 프로젝트 인력 관리 등이 모두 가능한 올인원 툴인지 체크한 뒤 도입하는 것이 좋아요.

5. 월별 개선을 통한 파이프라인 효율성 높이기

영업 파이프라인 설계 준비가 되었다면 이제 빠르게 실행해 보세요. 백문이 불여일견! 빠르게 적용해 본 후, 우리 회사에 맞지 않다고 느껴진다면 문제점을 확인 후 조금씩 수정해 나가는 것이 좋아요. 매월 파이프라인 리뷰 회의를 개최하여 각 단계에서 발생하는 문제를 논의하고, 개선 방안을 모색하는 것이 중요합니다. 예를 들어 이런 개선이 될 수 있어요.

예시 1. 메일 전송 단계가 필요하지 않다고 느낌.

문제성 인식: 의뢰 문의한 고객 모두에게 메일로 응답하는 과정이 불필요함을 느낌
개선: 파이프라인에서 메일 전송 단계를 생략함.

실제로는 메일 전송 단계 자체를 삭제할 수 있지만, 가시적으로 사용하지 않겠다는 내용을 보여드리기 위해 [메일 전송 ❌] 표시를 했어요.

예시 2. 사전 목표로 하는 전환율 기준이 너무 높다고 느낌

문제성 인식: MQL(마케팅적으로 가치 있는 리드)에서 Win(계약 수주)까지 전환율 목표 40%이었지만, 한 달간 실행해 본 결과 실질적으로 40%를 계약까지 끌고 가기 어려움을 느낌
개선: MQL(마케팅적으로 가치 있는 리드)에서 SQL(세일즈적으로 가치 있는 리드)의 전환율을 40%로 설정하여 구매 전환 가능성이 높은 고객 파이 자체를 확대하는 전략으로 수정, SQL(세일즈적으로 가치 있는 리드)까지 올린 보다 많은 모수들에게 집중적으로 공격적인 전환을 시도해 최종적으로 계약 완료되는 고객 비중을 20%로 가져가기

또한, 내부 개선 회의뿐 아니라 고객으로부터 피드백을 수집하여 파이프라인의 취약점을 파악하고 개선 작업에 반영하는 것이 좋아요. CRM 및 분석 도구를 활용해 수집된 데이터를 기반으로 파이프라인의 효율성을 지속적으로 최적화하며, 데이터에 기반한 의사 결정을 통해 더욱 효과적인 영업 전략을 개발할 수 있어요. 이러한 체계적이고 구체적인 파이프라인 관리 방법을 통해 에이전시는 영업 활동을 최적화하고 매출 목표를 성공적으로 달성할 수 있어요.

영업 파이프라인, 플러그를 통해 쉽고 간편하게 설계 후 관리해 보세요. 🙌

→ 우리 회사에 딱 맞는 파이프라인 만들러 가기