에이전시에서 이메일로 고객 의뢰 받으면 안되는 이유
2024년 7월 22일
많은 외주 에이전시에서 이메일로 고객 문의를 받고 있어요. 이는 편리하기도 하지만 다른 대안을 찾지 못해서이기도 해요. 그러나 이메일 문의는 동시다발적으로 쏟아져서 즉시 회신하기 어렵고 누락될 가능성도 커요. 이번 글에서는 마케팅 대행사를 운영하는 고객과의 커피챗을 바탕으로, 많은 에이전시가 리드를 놓치지 않고 골든타임을 만드는 방법에 대해 이야기하려고 해요.
📨 에이전시들이 이메일로 의뢰를 받는 이유
🤯 고객 의뢰 수집 시 불편했던 점
🤩 고객 의뢰에 실시간으로 회신하고 달라진 점
🙌 고객과의 골든타임을 만드는 방법 공유
Q. 대부분의 에이전시들이 메일로 의뢰를 받는 이유
🥲 메일로 문의를 받는 게 가장 쉽더라고요. 문의 시스템을 직접 구축하기 어렵기도 하고요.
마케팅 대행사나 영상 에이전시에서는 IT 개발사처럼 시스템을 만들기 어려워해요. 별도의 문의 시스템을 제작하기가 어려울 뿐만 아니라, 개발 의뢰 비용이 부담스럽기 때문입니다. 그래서 가장 쉬운 이메일로 의뢰를 받게 되죠. 하지만 실무에 바빠서 의뢰 문의를 뒤늦게 확인하고 결국 리드를 놓치는 일이 빈번하게 발생해요. 주변의 많은 에이전시에서 이런 방식으로 고객 의뢰를 수주한다고 해요.
고객 의뢰 누락이 자주 반복되면 계약 수주에 영향을 미쳐 안정적인 운영에 적신호가 켜질 수 있어요.
Q. 고객 의뢰 수집 시 불편했던 점
😢 메일 알림이 누락되어 빠르게 답장하지 못해 아쉬웠어요.
미팅, 촬영, 편집으로 눈코 뜰 새 없이 바쁘다 보니 빠른 회신이 불가능했다고 합니다. 한참 뒤에 메일함 한쪽에서 고객 의뢰를 발견해 수주 기회를 놓치기 일쑤였죠. 또한, 메일로 들어온 문의를 엑셀이나 노션에 별도로 정리하고 싶었지만, 바빠서 정리도 여의치 않아요 문의를 받고 정리하는 과정이 번거로워 미루게 되고, 결국엔 흐지부지되어 고객 관리 시스템을 세우지 못했다고 해요.
실무로 바쁜 에이전시에서 시간은 금이에요! 하루 10분으로 운영 관리를 할 수 있도록 시스템을 구축하는 것이 중요해요.
Q. 실시간으로 수집된 리드를 확인하고 달라진 점
🤩 계약 수주 가능성이 높아진게 확 체감 됐어요. 골든타임을 잡게 된것 같아요.
플러그를 도입하고 나서 리드를 놓치지 않는 골든타임을 잡을 수 있었다고 해요. 수집된 리드를 슬랙(slack)을 통해 실시간으로 알림 받을 수 있어 빠르게 회신하기 좋아요. 별도의 홈페이지 개발이 필요하지 않고 쉽기 때문에 누구나 쉽게 도입이 가능해요. IT 개발사처럼 똑똑한 시스템을 갖추게 되어 놓치는 고객 리드가 거의 없다시피 해요. 자연스레 골든타임이 잡히니, 계약 수주 가능성이 높아진 게 확 느껴지더라고요.
Q. 플러그 폼 200% 활용해 고객 문의 관리하는 방법
😎 아래 세가지 방법으로 실시간으로 고객과 소통하고 있어요.
플러그 폼 도입 및 사용
수주 들어온 것 실시간으로 알림 받기
슬랙으로 채널에 있는 모든 구성원이 함께 즉각 확인 후 응대하기
홈페이지에 삽입하여 사용할 수 있는 플러그 자체 폼이에요. 고객과 만나는 첫 인상부터 우리 회사를 각인시킬 수 있으면 좋겠죠? 원하는 이미지를 자유롭게 넣을 수 있어서 시각적인 브랜딩 효과를 톡톡히 누릴 수 있어요.
우리 회사에 맞춰 자유롭게 필드와 순서를 설정할 수 있어요. 복잡하지 않고 누구나 쉽게 설정할 수 있는게 장점! 플러그 고객 의뢰 폼은 별도의 개발이 필요하지 않아요. 우리 회사 홈페이지에 삽입하여 사용할 수 있고, 🔥무료🔥로 사용할 수 있기 때문에 소규모 에이전시에서도 부담이 없어요.
폼을 이용하는 데 첫 번째 장점은 실시간으로 들어온 고객 리드를 바로 확인할 수 있다는 점이에요. 메신저 협업 툴인 슬랙을 통해 바로 알림을 받을 수 있어, 휴대폰에서도 신속하게 고객의 문의에 대응할 수 있어요.
두 번째 장점은 의뢰 수집과 관리를 한 번에 할 수 있다는 것이에요. 도착한 고객 의뢰를 플러그에 바로 쌓아올릴 수 있어서 엑셀이나 노션으로 별도의 정리가 필요하지 않아요. 고객 히스토리를 편리하게 관리할 수 있고, 정리 작업에 소요되는 시간을 절약할 수 있어요.
출처: https://www.superoffice.com/blog/response-times/
하버드 비즈니스 연구에 따르면, 문의에 대해 1시간 이내 응답하는 것이 24시간 이후 응답하는 것보다 60배 더 많은 성공적인 리드 전환을 이룬다고 해요. 빠른 응답이 고객에게 신뢰를 줄 수 있고, 결과적으로 계약 수주 기회를 높인다고 해요.
플러그와 함께 골든타임을 놓치지 않고 리드를 확보하세요. 고객 관리가 처음이라 어렵게 느껴지시나요? 플러그 팀이 직접 상담을 도와드리고 있으니, 궁금하신 점이 있으시다면 아래로 문의해 주세요!
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