직접 사용해본 영업, 정산 관리 툴 후기 (feat. 플러그 정착)

안녕하세요 🙌!

오늘은 2년 동안 똑똑한개발자에서 재무관리를 하고있는 희나님의 인터뷰를 바탕으로, 지난 2년간 사용한 영업&정산 관리 툴 사용 히스토리를 전달드리기위한 글을 준비했습니다.

Q. 처음엔 어떤 툴을 사용하셨나요?

처음엔 구글 스프레드시트 하나만으로 계약과 정산을 관리했어요. 계약 제목과 정산 방식 별 금액, 그리고 확인까지 모두 수기로 관리했어요.

각각 계약 별로 정산 히스토리와 메모가 한 곳에 모조리 작성하는 방식이어서, 미 정산 여부를 모든 계약을 하나하나 들여다봐야지만 파악할 수 있었어요. 정리는 나름대로 했지만 그 정리를 한 눈에 보기 어려웠고, 다시 찾기에도 어려워 업데이트 문제도 자주 겪었어요.

게다가, 각각 금액으로 이런저런 수식을 반영해 금액 인사이트를 내고싶었는데, 여러 시트를 사용해 데이터를 엮어야 하는데 엑셀 수식을 굉장히 많이 사용해야 해서 복잡하기도 하고 애초에 템플릿 자체를 단순한 정리 형태로만 사용해서 여러 방면의 사용이 아쉬웠어요.

Q. 그럼에도 불구하고 1년 이상 엑셀을 사용해 관리하신 것으로 알고있는데, 이유를 알 수 있을까요?

스프레드시트가 무료 툴이기도 하고, 대체할만한 다른 툴을 찾지 못했던 것 같아요. 다른 툴을 사용해도 단순히 정리만 할 수 있지 획기적으로 바뀔 수 있다는 확신이 들지 않았거든요. 캘린더로 정리해도, 정산이 되지 않은 항목은 이전에 남아 있게 되는데 오히려 하나하나 이전 기록을 살펴봐야 해서 더 불편함이 느껴졌습니다. 그래서 불편함이 있더라도 그냥 이전 방식인 엑셀을 사용하게 된 것 같아요. 지금 사용하고있는 툴을 생각하면 다시는 그때로 못 돌아갈 것 같네요.

Q. 스프레드시트 다음으로 사용했던 툴이 있었나요?

스프레드시트 다음으로 에어테이블을 잠시 사용했었어요. 에어테이블은 유료 툴인데, 사실 갈아탄 이유는 정산 관련 문제를 해결하기 위한 결정은 아니었고, 영업 파이프라인을 체계적으로 관리하기 위해서였어요. 영업 수주 단계를 세분화해서 관리하지 않는 상태여서 견적을 많이 보내거나 미팅을 진행해도 이후에 돌아오는 회신이 없었는데, 저희 조직에서 이 문제를 해결하기 위해 에어테비을과 자피어(Zapier)를 활용하기로 했어요. 이때 의뢰를 관리하면서 계약 목록과 정산 목록도 함께 정리하게 되어 덩달아 에어테이블을 사용하게 됐습니다.

Q. 에어테이블을 사용했을 때 어떤 장점과 단점이 있었나요?

일단 에어테이블은 스프레드시트와 유사한데, 대시보드를 시각화해서 확인할 수 있다는 점이 좋았어요. 영업 프로세스를 자동&체계화하고 나서 수주되는 영업 전환율도 개선되었고요. 다만, 테이블만 놓고 봤을 때 여전히 시각적인 답답함이 있었어요. 특히 의뢰 / 계약 / 정산을 한 번에 정리해 관리하는 시도였는데, 이 데이터들끼리 연결은 가능했지만, 내용을 동기화하기에는 어려움이 있었고, 전체적인 구조를 입맛대로 바꿀 수 없으므로 답답한 지점이 있었어요.

예를 들면 계약에서 정산을 생성하고 싶은데, 여러 항목으로 정산이 나누어지는데 한 번에 정산을 생성할 수 없어 하나하나 정산을 생성하고 계약을 연결하는 방법으로 사용했어요. 이 부분이 매우 불편하게 느껴졌고, 비효율적으로 느껴졌었어요.

Q. 어떻게 플러그 사용을 결심하게됐나요?

사실 기존에 기록하던 데이터를 옮겨야 하고, 방법을 배워야 해서 다른 툴로 이동하는 게 달갑지는 않았어요. 근데 플러그의 PO인 다희님이 플러그 사용법을 설명해주시는데, “어? 생각보다 너무 편하겠는데?” 하는 생각이 들었어요. 제가 사용을 결정하는 권한은 없었지만, 자연스럽게 사용을 시작해 지금은 없어서는 안 될 툴이 됐습니다. 다시 엑셀과 에어테이블로 돌아갈 바에는 돈을 지불하더라도 계속 사용하고싶어요.

Q. 플러그와 이전에 사용했던 툴을 비교했을 때, 어떤 점이 좋으셨나요?

생각해보면 정말 기본적인 것이지만, 의뢰, 계약, 정산 항목이 명확하게 카테고리로 나누어져 있다는 것에서 편안함이 느껴져요. 분명 다른 테이블에서도 탭을 나누어 사용했는데 다르게 느껴지는 이유는, 다른 테이블들은 나누게 되면 억지로 각각 데이터들을 이어줘야 하고 복잡한 수식을 적용하게 되거든요. 실수로 그 수식을 변경하거나 지우기라도 하면 멘붕이 오기도 하구요. 저로서는 분리하고 싶지만, 툴은 분리하지 말라고 강제하는 느낌이랄까요. 그래서 플러그가 기본적인 분리 본능(?)을 충족시켜주면서도, 각각 데이터가 자동으로 연결돼 클릭 한 번으로 이동하며 수정할 수 있다는 점이 좋았습니다.

특히 정산 내역들이 자동으로 상태가 예정 / 지연으로 관리되고, D-day가 다가오면 알아서 대시보드에 정리되는 기능이 매우 편해요. 이전에는 표시한다고 해도, 오늘 날짜가 변경됐을 때 알아서 D-day를 바꿔주고 정렬되는 기능을 엑셀, 에어테이블에서 구현하기가 쉽지 않았거든요. 게다가 테이블로 리스트를 보고 있으면 굉장히 헷갈리기도 하고 답답한 느낌이 강했어요. 그런데 플러그에서는 전체 UI가 상태 칸 반 형태로 되어있어서 매우 직관적으로 확인하고 관리할 수 있어요. 이전에는 크게 불편하다고 느끼지 못했던 것들일 수 있지만 막상 이렇게 해결이 되고 보니 이전 스프레드시트, 에어테이블 사용성에 불편함을 많이 느끼고 있었던 것 같습니다.

Q. 플러그를 어떻게 사용하고 계신가요?

저는 대시보드, 계약, 정산 탭을 가장 자주 사용합니다. 영업팀은 세일즈 탭에서 영업 파이프라인을 관리할 때 주로 사용하시는 것 같아요. 각 팀이 다른 탭에서 비즈니스를 관리하고 있는데, 전체 내용의 인사이트를 대시보드에서 확인할 수 있고, 각각 영업 의뢰와 계약이 어떻게 이루어지고 있는지 물어보지 않아도 확인할 수 있어요. 각 영역이 다른 담당자들이 각 영역의 상황을 확인하기 위해 커뮤니케이션하는 리소스가 많이 줄어들게 됐어요. 이렇게 할 수 있었던 이유를 생각해보면, 플러그에서 관리하는 데이터가 각 영역에 영향을 미치고 자연스럽게 연결되어있기 때문인 것 같습니다. 이전에 시트로 각각 데이터를 관리할 때 비해 데이터 오류가 발생할 확률이 거의 90% 이상 줄어들었어요. 앞으로도 잘 사용할 것 같습니다 :)

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