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외주 에이전시가 꼭 알아야 할 콜드메일 작성하는 방법

2024년 10월 04일

외주 에이전시가 알아야 할 콜드 메일의 모든 것

안녕하세요. 200% 성장하는 외주 운영 관리 플러그(pluuug)입니다.

영상이나 디자인 외주 에이전시에서 일하다 보면, 영업 담당자가 따로 없는 경우가 많아요. 인력 부족이나 예산 등의 문제로 영업 전문 인력을 두기 힘든 경우도 있죠. 그러다 보니 일반적인 비즈니스 전략과는 다르게 운영되는 특징을 가지고 있는데요.

오늘은 외주 에이전시에서는 잘 사용하지 않는 방법인 콜드 메일에 대해 알려드리려고 해요. 영상이나 디자인 에이전시를 운영 중이라면 집중! 콜드 메일의 개념부터 B2B 업계에서 자주 사용하는 이유, 우리 회사에 바로 적용 가능한 방법까지 쉽게 설명해드릴게요.

1. 콜드 메일이란?

잠재 고객에게 접근하기 위해 사용되는 메일링

콜드 메일은 쉽게 말해 처음 연락하는 잠재 고객에게 보내는 이메일이에요. 영상이나 디자인 에이전시에서는 이러한 메일을 통해 우리 팀의 존재와 매력을 어필할 수 있는 기회를 얻을 수 있어요.

콜드 메일은 가벼운 인사로 대화를 트는 것처럼 처음 보내는 이메일이 상대방의 관심을 끌어 대화를 시작할 수 있는 계기가 되어야 해요. 즉, 단순한 정보 전달을 넘어 관계를 맺기 위한 첫걸음이에요. 잘 작성된 콜드 메일은 수신자가 여러분과의 대화를 기대하게 만들 수 있는 가능성을 열어줘요.

2. 많은 외주 에이전시가 콜드 메일을 보내지 않는 이유

많은 에이전시가 콜드 메일을 활용하지 않는 데는 이유가 있어요. 대부분의 외주 에이전시는 타이트한 일정 속에서 프로젝트를 진행하며, 클라이언트의 요구를 충족하는 것만으로도 시간이 빠듯하죠. 특히 소규모 에이전시라면, 제한된 인력으로 영업 활동에 시간을 투자하는 건 정말 어려운 일이에요. 그래서 "차라리 입소문에 기대자!" 하고 콜드 메일을 포기하는 경우가 많죠.

시간이 부족하다.

우선, 많은 외주 에이전시들이 바쁜 일정을 소화하고 있어요. 프로젝트 진행뿐만 아니라 클라이언트의 요구를 처리하는 것만으로도 하루가 모자라죠. 소규모 에이전시일수록 인력 부족으로 영업 활동에 시간을 내는 게 어려울 수밖에 없어요. 그러다보니 그냥 입소문에 의존하는 곳이 많아요.

콜드 메일 작성법을 모른다.

또 다른 이유는 많은 에이전시들이 콜드 메일을 보내는 방법을 잘 모른다는 점이에요. 어떻게 작성해야 효과적일지, 어떻게 하면 잠재 고객의 관심을 끌 수 있을지에 대한 정보가 부족한 경우가 많죠. 이러한 불확실성 때문에 시작조차 꺼리는 경우가 많아요.

3. 콜드 메일을 보내야 하는 이유

바쁜 시간을 쪼개서라도 콜드 메일을 보내야 하는 이유는 무엇일까요? 가장 큰 이유는 매출을 확보해 회사의 안정성을 유지하는 것이에요. 특히 영업 담당자가 없는 경우, 콜드 메일은 클라이언트에게 우리의 전문성을 알릴 수 있는 쉽고 빠른 방법이죠.

콜드 메일을 보내야 하는 세 가지 중요한 이유를 꼽아봤어요.

콜드 메일을 통한 인지도 상승

콜드 메일은 우리가 직접 우리의 존재를 알릴 수 있는 기회예요. 잠재 고객이 우리를 알지 못한다면, 아무리 대규모 프로젝트 경험이 있고 실력이 뛰어나도 소용이 없죠. 콜드 메일을 통해 에이전시의 성과와 역량을 소개하면서 브랜드 인지도를 자연스럽게 상승시킬 수 있어요.

콜드 메일을 통한 협업 기회 창출

잘 작성된 콜드 메일은 새로운 프로젝트나 협업 기회를 만들어줘요. 예를 들어, 우리가 제작한 영상이 50만 조회수를 기록했다는 성과를 콜드 메일에 포함하면, 클라이언트의 관심을 끌고 그들과의 협업 가능성을 높일 수 있는 것처럼요. 콜드 메일로 성과를 공유함으로써 클라이언트에게 우리가 신뢰할 수 있는 파트너라는 인식을 심어줄 수 있어요.

콜드 메일을 통한 잠재 고객 확보

콜드 메일은 새로운 고객을 확보하는 가장 직접적인 방법 중 하나예요. 우리가 가진 능력과 성과를 잠재 고객에게 알림으로써, 그들이 우리의 서비스를 찾게 만들 수 있어요. 콜드 메일을 통해 에이전시는 단순한 정보 전달을 넘어, 잠재 고객과의 첫 만남을 마련하는 중요한 기회를 얻을 수 있어요.

이처럼 콜드메일은 단순한 메일 이상의 역할을 해요.

4. 하루 5분으로 콜드 메일 보내는 방법

효과적으로 콜드 메일을 보내려면 어떻게 해야 할까요? 외주 에이전시라면 플러그(Pluuug) 사용을 추천드려요. ☺️

플러그를 활용하면 {@변수}를 기반으로 한 이메일 템플릿을 만들어 저장해 두고, 하루 5분만 투자해도 잠재 고객에게 개인화된 메시지를 손쉽게 보낼 수 있어요. 그뿐만 아니라, 메일 읽음 확인, 주고받은 답장 내용 관리, 콜드 메일로 성사된 계약과 프로젝트 관리, 정산까지 한 번에 관리할 수 있어요. 단계별로 자세히 알려드릴게요!

1) 콜드 메일을 보내고자 하는 고객 데이터 등록하기

콜드 메일을 보내고자 하는 예비 고객 명단을 플러그에 등록해 주세요.

만약 엑셀로 관리 중이라면, 메일을 보낼 때마다 엑셀에서 주소록을 복사해 메일로 옮기고, 하나하나 내용을 작성해 보내야 하잖아요. 이렇게 하면 시간이 정말 많이 소요되죠. 하지만 플러그에 예비 고객 명단을 등록하면, 미리 작성해 둔 템플릿을 사용해 원클릭으로 메일을 발송할 수 있어요. 시간 절약은 물론, 업무 효율도 높아져요.

고객 파일 등록하는 방법 자세히 보기 →

2) 콜드 메일 템플릿 작성하기

플러그에 콜드 메일 템플릿을 작성해 주세요. {@변수명}태그를 통해 입력하면 플러그에 등록된 고객 정보에 따라 자동으로 입력돼요. 이렇게 변수를 세팅해 놓으면 매번 이름이나 회사명을 하나하나 바꾸지 않아도 되고, 실수할 확률도 줄어들어요.

예를 들어, {@고객회사명} 변수를 입력하면 고객의 회사명이 자동으로 입력되고, {@고객담당자} 변수를 입력하면 고객 담당자의 이름이 자동으로 들어가요.

콜드 메일의 내용은 간략하게 입력하시면 되고, 처음 건네는 인사인 만큼 부담스럽거나 구체적인 일정 조율보다는 우리 회사가 가장 잘할 수 있는 내용을 중심으로 어필해보세요. 포트폴리오 링크나 홈페이지 링크를 함께 넣는 것도 좋은 방법이에요. 이렇게 하면 고객에게 더 매력적으로 다가갈 수 있어요!

이메일 템플릿 만드는 방법 자세히 보기 →

3) 원클릭으로 콜드 메일 발송하기

1번에서 등록한 고객 데이터에서 [이메일] 버튼을 클릭하면 지정해 둔 템플릿으로 빠르게 메일을 보낼 수 있어요.

{@고객회사명}의 변수가 세팅된 템플릿을 사용했기 때문에 자동으로 고객 이름인 ‘이음 플래닛’이 제목과 내용에 들어가요.

이렇게 원클릭으로 보내게 되면 콜드 메일에 쓰는 시간을 아낄 수 있으면서도, 개인화된 메시지로 발송하기 때문에 스팸 메시지로 느껴지는 불쾌감을 줄일 수 있어요. 고객의 관심을 끌고, 더 효과적인 소통을 할 수 있는 방법으로 강력 추천해요.

4) 콜드 메일 발송 후, 고객과의 소통과 계약관리

콜드 메일로 발송한 후, 고객의 읽음 상황을 플러그 내에서 확인할 수 있어요.

또한 고객에게 회신이 온다면 ‘새 메일’ 알림으로 회신 여부를 쉽게 확인할 수 있어요. 여러 명의 고객과 소통하느라 쌓인 메일함을 뒤적거리며 시간을 낭비하지 않고도, 1:1 맞춤화된 고객 경험을 선사할 수 있어요.

플러그를 사용하면 고객과의 소통 내용을 모두 확인할 수 있기 때문에 팀원들이 고객 상태를 놓치지 않고 파악할 수 있어요.

만약 콜드 메일을 통해 계약이 수주되었다면, 계약 진행, 계약 완료, 프로젝트 진행, 정산, 세금 계산서 과정까지 플러그에서 모두 관리할 수 있어요. 콜드 메일뿐 아니라 외주 에이전시의 전체 운영 플로우를 한 번에 관리할 수 있는 장점이 있어 외주에서 사용하기 편리해요.

플러그 운영 관리 플로우 자세히 보기 →