종합광고대행사의 수많은 정산건을 플러그 하나로 해결했어요.

종합광고대행사 D기획 운영지원팀 인터뷰

D기획은 종합 광고 대행사로, 다양한 광고 기획 및 제작 뿐 아니라 미디어 플래닝과 리포팅을 포함한 종합 마케팅 서비스를 제공하고 있어요. 굵직한 TVC를 주로 진행하고 있는 D기획은 기획과 집행 서비스를 원스탑으로 진행하고 있는걸로 잘 알려져 있어요. 지난 해 각종 패러디를 낳았던 ㅇㅇㅇ 건강기능식품의 TVC 또한 D기획에 손을 거쳤다고 해요. 안정적인 성장세를 보여주는 D기획은 플러그를 어떻게 활용하고 있을까요?

종합 광고 대행사의 고민 🤔

프로젝트 하나에 얽힌 수많은 이해관계

D기획은 종합광고 대행사예요. 프로젝트 실행부터 완료까지 클라이언트, 파트너사 등 수많은 외부 이해관계자가 있어요. 또한 규모가 크다 보니 내부적인 이해관계자 수도 많아요. 기획팀(AE)과 제작팀(CD) 또 미디어 플래닝팀과 협업도 필수적이죠.

전체적인 프로젝트 기간이 평균 5개월로 짧은 기간이 아니예요. 진행 기간동안 외부 스튜디오 중간 정산, 모델 섭외비 등 크고 작은 정산업무에 신경을 써야 해요. 세세하게 모두 거론할 수 없을 정도로 크고 작은 정산건들을 잊거나 지연되는 경우들이 발생하곤 해요.

🕵️ 이렇게 달라졌어요.

이슈: 동시에 쏟아지는 수백가지의 정산건

D기획 운영지원팀은 외부 파트너사 관련 정산 리스트를 스프레드 시트로 운영하고 있었어요. 하지만 장기 프로젝트를 진행하게 될 때마다 관리에 어려움을 느끼게 되었어요. 추가 촬영분에 대한 토막 정산이 불어나고, 엑셀 수식이 꼬이는 등의 휴먼에러까지 발생하는 일이 잦았어요. 결국 놓치는 정산 건들이 늘어나면서 운영팀의 어려움이 가중되었어요. 운영팀의 2024 KPI 중 일부인 ‘정산관리 사용되는 시간 30% 감축’ 이라는 정성적인 목표를 달성하기 위해 운영팀장님께서 플러그 도입을 제안하셔서 사용하게 되었어요. 도입 기준은 1) 일반적인 계약 관리가 아닌 [다중 정산 건]을 관리할 수 있는 툴인지 2) 영업을 관리하는 CRM에 더불어 계약 & 정산을 함께 관리할 수 있는지 3)모든 정산 건을 한 눈에 트래킹 할 수 있는지 였어요.

개선: 운영지원팀 추가 채용 없이도 완벽한 정산관리

플러그 도입 이후 정산 관련 업무에 쓰는 시간이 눈에 띄게 줄어들었어요. 대행사의 숙명이라고 할 수 있는 야근과 멀어져서 팀원들 모두 만족하고 있어요. 기존 엑셀 스프레드에 복잡한 수식을 작업 할 필요도 없고, 휴먼에러 방지 차 더블체크하는 시간을 아낄 수 있게 되었어요. 종합광고대행사 특성 상, N차에 걸쳐 정산하는 프로젝트가 많은데 차수별 정산액을 자동으로 계산해 준다는 점이 만족스러워요. 또 한 가지 프로젝트에 수백가지의 크고 작은 정산이 포함되어 있어서 누락 되는 경우가 잦았는데, 모든 정산을 한 눈에 볼 수 있게 되어 누락율도 0%에 수렴하게 되었어요. 또한 입력된 고객(클라이언트 및 파트너사) 정보 바탕으로 플러그에서 바로 세금계산서를 발행 할 수 있다는 점이 가장 만족스러워요.

플러그 이렇게 활용해보세요. 🙌

추천 기능: 대시보드, 세금계산서 발행

가장 많이 확인하는 곳은 대시보드 하단에 정산 일정 초과 파트 인것 같아요. 지연된 항목과 날짜를 한 눈에 볼 수 있어서 편리해요. 기존의 CRM, ERP와 플러그의 가장 큰 차이점은 쉽다는 거예요. 예전에 사용했던 해외 유명 툴들은 모든 기능들이 복잡하게 얽혀 있어요. 그러다보니 한 가지 기능만 사용하려고 해도 결국 전체 기능을 끙끙대면서 익혀야 했어요. 플러그는 그런게 없어서 좋더라고요. 도입 전, 팀원들과도 다같이 테스트 해보았는데 만장일치로 ‘쉬워서 좋다’라는 의견이 나왔어요.

도입 사례: 세금계산서 원클릭 발행으로 시간 낭비 최소화

플러그 내 기록된 고객 정보를 바탕으로 세금계산서를 바로 발행 할 수 있어요. 홈택스와 계약서, 사업자등록증을 왔다갔다 보면서 발행하던 때를 생각하면 소요시간이 약 65%정도 절약된 것 같아요. 세금계산서 발행도 직관적이라서 누구나 쉽게 사용할 수 있다는게 큰 장점인것 같아요. 팀원들의 연령대가 다양한데 신입사원부터 임원급 부장님도 문제 없이 이용하고 있어요. 정산 관리에 용이하다는 가장 큰 장점이 있지만, 전체적인 사용성이 좋아서 더욱 대체 불가능 한것 같아요.

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