에이전시 비즈니스 담당자 모두가 소통 낭비 없이 Sync를 맞춘 이야기

“그 프로젝트 건, 진행 하는거 맞나요?”

영업 담당자끼리도 서로 진행 여부가 공유되지 않고 있거나, 영업팀 안에서는 어느 정도 소통이 되었어도 계약 & 정산을 담당하는 경영지원팀 또는 프로젝트를 담당해 이끌어가는 PM 팀은 일일이 물어봐 진행 여부를 미리 파악해야 하는 문제가 자주 발생했습니다. 심지어 전혀 프로젝트 계약 정보를 모르는 상태에서 갑자기 착수를 시작해야 하는 일 또한 비일비재했습니다. PM은 갑작스러운 프로젝트 착수로 실무 리소스를 급하게 투입하게 되고 제대로 파악하지 못한 상태로 프로젝트를 진행하다 보니 예상치 못한 문제도 자주 발생했습니다.

“계약 임박 건이 생기면 PM팀에 공지해주세요.”

우리 팀은 이 문제를 해결하기 위해 수주 건이 계약 임박이라 판단되면 바로 PM팀 슬랙에 공지하는 방식을 시도했습니다. 하지만 일일이 공지를 생성해 작성하는 일이 생각보다 잘 이루어지기 어려웠습니다. 계약 임박 건을 PM 팀에게 공지하더라도, 그 이후에 실제로 착수가 됐는지 의뢰가 drop 됐는지도 일일이 파악해야 하는 문제는 지속됐습니다. 게다가 영업 팀은 서로 소통을 자주 하지 않는다면 수주 시기가 겹쳐버리는 문제도 발생했습니다. 여기서 우리는 이런 생각을 하게 됩니다.

‘영업 팀이 서로 소통하지 않아도 서로의 영업 상황을 실시간으로 파악하고, 일정을 체크해 전략적으로 수주할 방법이 없을까?’

‘경영지원팀, PM팀이 일일이 영업 팀에 물어보지 않아도 현재 영업 상황을 파악하고, 실시간으로 변경 알림을 받아볼 수 없을까?’

‘미리 영업 진행 상황을 알고 있다면, 미래에 상황에 대비해 전략적으로 프로젝트를 진행할 수 있을 텐데..’

…

“CRM을 도입해봅시다!”

여기서 우리는 ‘영업 팀 간 소통 리소스 없이 영업 상황 파악하기’를 가장 우선 해결 문제로 지정했습니다. 세일즈포스, 먼데이, 에어테이블 등 여러 툴의 도입 문의를 받은 후 가장 가격과 규모에 적합한 에어테이블을 선택했습니다.

세일즈포스, 먼데이를 선택하지 않은 이유

세일즈포스의 가격은 너무나도 높았고, 우리에게는 크게 필요하지 않은 오버스펙 기능이 많았습니다. 먼데이는 CRM보다는 프로젝트 관리와 업무 추적에 집중된 기능을 제공하고 있어, 우리가 원하는 제품으로 보기에는 어려웠습니다.

에어테이블 CRM 만들기 (Feat. Zapier)

에어테이블에서 굉장히 많은 커스텀과 수식을 적용해 팀에 맞는 CRM을 제작했습니다. Zapier(자피어)를 사용해 Typeform(타입폼)에서 의뢰를 받으면 바로 에어테이블에 의뢰가 생성되고, Slack(슬랙)으로 알림을 보내 문의가 인입된 것을 해당 슬랙 방에 초대된 팀원에게 실시간으로 공유했습니다. 그 후, 에어테이블에서 영업 상태가 변경되면 자동으로 메일링을 하거나 계약서 양식을 복사하는 등 반복 작업이 자동으로 이루어질 수 있도록 해 모든 팀원들의 업무가 훨씬 수월해졌습니다. 하지만 에어테이블이 UI 커스텀을 제공하고 있지만 제한적이었기 때문에 사용성이 많이 떨어져 놓치는 데이터가 발생했고, 데이터 오류가 발생해도 그 오류를 찾아내려면 시트를 하나하나 들여다봐야 했습니다.

“이 정산 목록.. 중복생성 된 것 같은데요?”

아무래도 시트 기반 관리 툴이었기 때문에 의뢰 - 계약 - 정산 데이터를 엮어서 연결할 때 휴먼에러가 자주 발생했습니다. 실수로 착수금 / 잔금으로 나누어진 계약이 착수금 2개로 입력되거나, 반환금으로 입력되어야 하는 정산이 착수금으로 지정되어있는 등 하나하나 다시 확인하지 않으면 체크하기 어려운 실수가 있었습니다. 이는 정기적으로 시트를 정리해야 하는 상황에서 다시 체크를 해야 하는 문제로 이어졌고, 불편하더라도 하나하나 봐야 하는 수밖에 없었습니다.

“에이전시를 위한 영업&정산 관리 툴. 그냥 우리가 만들까요?”

우리가 원하는 건 CRM의 핵심적인 기능과 간단한 ERP 기능인데, 이 두 가지를 모두 담고 있는 툴을 찾기가 어려웠습니다. 진행 매출 인식을 계산해야 하는데 수식으로는 한계가 있어 하나하나 계산하는수 밖에 없었고, 실시간성이 매우 떨어져 또다시 병목이 생기고 맙니다. 더해서 우리는 영업 팀만 sync를 맞추는 툴이거나, 경영지원팀만 sync를 맞추는 방향성을 원하지 않았습니다. 서로 다르지만 연결되어있는 두 부서가 하나의 툴에서 서로의 진행 상황을 한눈에 보기 원했습니다. 그래서 우리 팀은 우리에게 너무나도 필요한 영업&정산 툴 Pluuug(플러그)를 만들었고, 우리 팀 내부에서 현재 3개월째 사용 중입니다.

“다시는 이전으로 못 돌아갈 것 같아요.”

우리 팀에서 현재 3개월 동안 플러그를 사용한 결과, “이제 플러그를 사용하기 이전으로 못 돌아가요.”, “돌아가면 너무 불편할 것 같아요.”, “그때 당시에는 크게 불편함을 느끼지 못했던 것들이, 지금 생각해보니 정말 불편했던 것 같아요. 다른 업무에 더 집중할 수 있게 됐어요.” 라는 피드백이 돌아왔습니다. 이전에 영업, 경영지원, PM팀 간 생긴 소통 낭비와 병목은 플러그에서 실시간으로 그저 확인만 하면 되는 것으로 바뀌었고, 이제는 상호 확인과 체크를 위한 업무가 사라져 앞으로의 전략과 계획에 더 많은 커뮤니케이션을 할 수 있게 되었습니다.