외주 개발사, 플러그 도입으로 프로젝트 계약 수주를 1.5배 늘릴 수 있었어요.

외주 개발사, N 소프트 세일즈팀 팀장 P 님의 플러그 도입 인터뷰

N 소프트는 웹 제작 및 개발을 주로 담당하는 외주 개발사로, 다양한 웹사이트와 애플리케이션 개발 서비스를 제공하고 있어요. 중견 및 대형 프로젝트에서 두각을 나타내고 있는 N 소프트는 기획부터 개발, 유지보수까지 원스톱 솔루션을 제공하는 것으로 유명해요. 지난해, N 소프트는 안정적인 성장세를 유지하며, 여러 차례 웹 디자인 및 개발 관련 어워드에서 수상하여 업계에서 그 역량을 인정받고 있어요.

오늘은 N 소프트의 플러그 도입 배경과 그동안 발생했던 문제들의 해결 과정을 인터뷰해 보았어요.

외주 개발사의 고민 🤔

“신규 프로젝트 의뢰를 실시간으로 확인하기 어려워요.”

N 소프트는 웹 제작 및 개발을 전문으로 하는 외주 개발사로, 창립 6년째에 접어선 지금 약 30인 정도의 규모의 회사에요. 개발자와 웹 디자이너, 프리랜서 등 다양한 이해관계자와 협업하며 프로젝트를 진행하고 있어요.

직원들의 90% 이상이 프로젝트에 참여하는 실무진으로 구성되어 있는데요. 고객 미팅과 영업 등 세일즈와 관련된 부분은 대표님께서 대부분 직접 진행하고 계셨어요. 얼마 전 처음으로 세일즈팀을 창설했지만, 여러 가지 문제에 부딪혔다고 해요.

6년간 대표님 혼자 영업과 재무를 전반적으로 담당하고 있어, 모든 운영 관리에 쓸 시간이 절대적으로 부족했어요. 그동안 혼자 해왔던 일이라 막상 직원을 채용해 업무를 분배하려고 해도 결국 프로젝트의 히스토리를 알고 있는 대표님 앞으로 일이 쌓이는 상황이 몇 번이나 반복되었다고 해요.

세일즈팀 구성 후에도 크게 달라지지 않았다고 해요. 여러 채널로 산발적으로 들어오는 고객 문의들을 통일하지 못해, 하나하나 확인하는 데 더욱 많은 시간을 쓰게 되었어요. 예를 들어, 업무 시간 동안 슬랙을 가장 자주 확인하지만, 새로운 의뢰 알림은 이메일로 오기 때문에 놓치는 경우가 많았어요.

규모가 점점 커지는 만큼 BEP(손익분기점) 달성을 위해 더욱 많은 프로젝트 수주에 열을 올리고 있었는데요. 그러다 보니 이메일, 전화, 방문, 플랫폼, 문자 등 여러 채널에서 연락이 쏟아졌어요. 모든 채널을 확인하고 처리하는 데 어려움을 겪었다고 해요.

플러그를 이렇게 활용했어요. 🙌

1. 폼 기능을 통한 고객 의뢰 채널 일원화하기

다양한 플랫폼을 활용하는 것도 중요하지만, 고객 의뢰가 들어오는 채널은 일원화하는 것이 가장 효과적이에요.

홈페이지에 문의 폼을 만들어 직접 고객 문의를 받아도 좋지만, 개발 공수가 들어가게 돼요. N 소프트는 외주 개발사임에도 불구하고 직접 개발하지 않고 플러그의 무료 수집 폼 기능을 도입했어요. 플러그 폼은 임베드가 쉽기 때문에 빠르게 고객 의뢰 채널을 통합할 수 있었어요. 폼 임베드 및 질문 설정도 간단하고, 도입 전 팀원들과 테스트한 결과 모두가 ‘쉬워서 좋다’는 의견을 보였기 때문에 빠르게 도입할 수 있었다고 해요.

2. 모든 직원이 확인할 수 있는 [신규 문의 알림] 채널 개설

문의 알림을 “가장 빠르게 확인할 수 있는 채널”을 만들어 보세요.

N 소프트의 경우 업무 시간 동안 슬랙을 가장 자주 확인하지만, 새로운 의뢰 알림은 이메일로 오기 때문에 놓치는 경우가 많았었는데요. 업무 시 가장 빠르게 확인할 수 있는 채널인 슬랙으로 알림을 일원화 시켰어요. 플러그 폼으로 받은 의뢰들이 쌓일 때마다, 슬랙과 연동해 알림을 받기 시작했어요. 슬랙에 [신규 문의 알림] 채널을 생성하여 모든 담당자가 해당 문의를 확인할 수 있도록 세팅해 고객 신규 문의를 빠르게 확인할 수 있어요.

3. 전체 문의와 진행 상황을 관리할 수 있는 칸반 보드 활용

산발되어 있는 문의 채널의 의뢰 건들을 한 공간에서 관리하는 것이 중요해요.

다양한 문의가 들어오면 처리 상황을 잊어버리는 경우가 많기 때문에, 모든 의뢰를 한 곳으로 모아 즉시 관리할 수 있어야 하거든요. 플러그 폼을 통해 수집된 고객 의뢰가 자동으로 정리되기 때문에, N 소프트에서는 플러그 도입 이후 진행 상황을 공유하는 싱크미팅 횟수도 거의 없어졌다고 해요. 모든 정보가 실시간으로 반영되는 칸반 보드를 통해 영업팀과 개발팀이 각자의 본업에 집중할 수 있게 되어, 프로젝트 퀄리티도 향상되었다고 해요. 👍

🕵️ 외주 개발사 영업관리, 이렇게 달라졌어요.

문제: 놓치는 고객 문의 증가로, 영업 생산성 하락

• 6년간 대표가 혼자 영업과 재무를 담당해 관리 시간이 점점 부족해짐

• 직원 채용 후에도 프로젝트 히스토리를 아는 대표에게 일이 쌓이는 상황이 반복됨

• 세일즈팀 구성 후에도 다양한 채널의 고객 문의를 통합하지 못해 알림을 놓치는 경우가 많았음

• 규모가 커지면서 이메일, 전화, 방문, 플랫폼, 문자 등 여러 채널에서 연락이 쏟아져 통합 관리가 어려워짐

  
  

개선: 영업 단의 골든타임을 놓치지 않게 되어 계약 수주 건수 증가

• 빠른 답변과 응대를 통해 고객에게 신뢰감을 주게 되어 전반적인 계약 성사율이 높아짐.

• 새로운 문의를 일일이 팀원에게 공유하지 않아도, 모든 팀원이 한 번에 파악할 수 있게 됨.

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